Come mantenere organizzate le tue e-mail aziendali professionali
La creazione e la gestione di un flusso continuo di e-mail durante la giornata lavorativa può diventare rapidamente complicata. Per mantenere organizzate le tue e-mail di lavoro professionali, sviluppa un sistema di archiviazione e un sistema di denominazione, utilizza le funzionalità di ordinamento, imposta promemoria e acquisisci familiarità con le cartelle e-mail. Usa questo articolo per scoprire come mantenere una casella di posta strutturata e aiutarti a ottimizzare la comunicazione, aumentare la produttività e rafforzare il servizio clienti.Sommario:
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Crea un sistema di archiviazione
- Creare una convenzione di denominazione
- Usa i filtri
- Imposta promemoria
- Acquisisci familiarità con le cartelle di posta elettronica
- Sviluppare la disciplina per seguire i processi
- Utilizza l'automazione
- Posta in arrivo protetta da e-mail aziendali indesiderate
- Creare una convenzione di denominazione
- Usa i filtri
- Imposta promemoria
- Acquisisci familiarità con le cartelle di posta elettronica
- Sviluppare la disciplina per seguire i processi
- Utilizza l'automazione
- Posta in arrivo protetta da e-mail aziendali indesiderate
Crea un sistema di archiviazione
La creazione di un sistema di archiviazione è la chiave per mantenere organizzate le tue e-mail aziendali professionali. È importante riflettere regolarmente sul proprio sistema di archiviazione, apportando le modifiche necessarie per mantenerlo aggiornato ed efficace.Innanzitutto, crea una struttura ad albero di directory creando cartelle per separare le e-mail tra progetti o clienti. Utilizza le sottocartelle per creare categorie più specifiche, come "elementi di azione", "urgenti" e "archiviati". È possibile aggiungere ulteriori cartelle per argomenti particolari, ad esempio "Fatture", "Media", ecc.
Etichettare le e-mail è un altro passo importante per organizzare la tua casella di posta. Le etichette comuni per iniziare includono "Da fare", "Follow-up" e "Leggi e rispondi". Per assicurarti di poter determinare se un'email è personale o professionale, crea etichette univoche come "Lavoro" e "Personale".
Infine, assicurati di eliminare le e-mail non necessarie per mantenere ordinata la tua casella di posta. Ciò contribuirà a garantire che il tuo sistema di archiviazione sia effettivamente utile e non sia impantanato con e-mail non necessarie.
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Creare una convenzione di denominazione
La creazione di una convenzione di denominazione per le tue e-mail aziendali professionali è una parte essenziale per mantenerle organizzate. Consente una facile ricerca e recupero delle e-mail, senza dover indovinare quale potrebbe essere la riga dell'oggetto.Quando si crea una convenzione di denominazione, la chiave è mantenerla semplice e coerente. Ad esempio, puoi utilizzare una combinazione del nome del destinatario, l'abbreviazione del progetto su cui stai lavorando e la data di invio dell'e-mail. Ciò contribuirà a garantire che tutte le e-mail relative allo stesso progetto possano essere facilmente trovate.
Potresti anche voler includere identificatori aggiuntivi, come il tipo di email (es. proposta/fattura/rapporto) o la fase del progetto (es. pianificazione/sviluppo/test). Questi identificatori possono aiutarti a trovare rapidamente e facilmente le email relative ad attività specifiche.
Prendendo il tempo necessario per creare una convenzione di denominazione e applicarla in modo coerente a tutte le e-mail, puoi contribuire a garantire che le tue e-mail aziendali professionali siano organizzate e facili da trovare.
Usa i filtri
L'uso dei filtri è un modo efficace per mantenere organizzate le tue e-mail aziendali professionali. I filtri ti consentono di ordinare automaticamente le tue e-mail in diverse cartelle o etichette, in modo da poter facilmente stabilire la priorità e tenere traccia delle e-mail che ricevi. Puoi applicare filtri per ordinare le e-mail in base a mittente, oggetto, parole chiave o qualsiasi altro criterio. Ciò consente di instradare i messaggi direttamente nella cartella corretta, senza doverli prima leggere. Puoi anche impostare risposte o notifiche automatiche per tutte le e-mail che corrispondono ai criteri. Con un buon set di filtri, le tue e-mail possono essere facilmente organizzate e rimanere pulite e ordinate.Imposta promemoria
Un modo per assicurarti che le tue e-mail non vadano perse nella riproduzione casuale è impostare promemoria. Questo può essere particolarmente utile quando segui qualcuno o fai il check-in su un progetto. Puoi impostare promemoria nel tuo calendario per avvisarti che un'e-mail deve essere inviata o controllata. Ciò garantisce che nulla sfugga alle fessure e non prolunghi le risposte a colleghi o clienti.I promemoria possono anche aiutare a rispettare le scadenze o a rimanere aggiornati sulle e-mail che richiedono maggiore attenzione. Puoi persino impostare promemoria giornalieri o settimanali per controllare la posta in arrivo o rivedere le richieste o le e-mail dei clienti. I promemoria mantengono le tue e-mail professionali organizzate e puntuali.
Acquisisci familiarità con le cartelle di posta elettronica
Avere familiarità con le cartelle di posta elettronica è la chiave per mantenere organizzate le tue e-mail aziendali professionali. Le cartelle e-mail sono utili per classificare le e-mail in raggruppamenti logici per facilitare l'accesso e la gestione.Puoi creare sottocartelle per ogni tipo di e-mail che richiede più organizzazione, ad esempio e-mail del cliente, e-mail del progetto ed e-mail del fornitore. La creazione di etichette e la codifica a colori in base al contenuto delle cartelle può rendere ancora più semplice l'individuazione delle e-mail pertinenti.
Utilizzando le cartelle di posta elettronica, puoi anche gestire in modo efficiente le e-mail in arrivo archiviandole immediatamente nella cartella appropriata. Ciò aiuta a ridurre le possibilità che le e-mail importanti si perdano nella posta in arrivo principale e aiuta a garantire che le e-mail ricevano una risposta tempestiva.
L'utilizzo delle cartelle per organizzare le e-mail può rendere molto più facile l'accesso alle e-mail importanti e può aiutare ad alleviare lo stress durante la gestione simultanea di più e-mail e attività. Una casella di posta elettronica ben organizzata può aiutare a rendere la giornata lavorativa molto più agevole.
Sviluppare la disciplina per seguire i processi
Organizzare le tue e-mail aziendali professionali è la chiave del successo. Sviluppare la disciplina per seguire i processi è essenziale per garantire l'efficienza, l'accuratezza e la tempestività della tua comunicazione. Innanzitutto, decidi quale sistema organizzativo funziona meglio per le tue esigenze e i tuoi obiettivi. Ciò potrebbe includere la creazione di un sistema con codice colore, l'utilizzo di cartelle o il mantenimento di un sistema di archiviazione coerente. Inoltre, crea modelli per le e-mail inviate di frequente per risparmiare tempo. Garantire che i processi siano seguiti in ogni e-mail, dai saluti alle firme, può aiutare a semplificare la comunicazione. Infine, assicurati di dedicare del tempo a rispondere tempestivamente, poiché le risposte tempestive contribuiscono in modo significativo a una migliore comunicazione. L'adozione di questi passaggi ti consentirà di mantenere le tue e-mail aziendali professionali organizzate ed efficaci.Utilizza l'automazione
L'utilizzo dell'automazione è uno dei modi migliori per mantenere organizzate le e-mail aziendali professionali. L'automazione può aiutare a semplificare le attività banali, come l'ordinamento delle e-mail in cartelle diverse, consentendo di impostare regole di ordinamento automatico.
L'automazione può anche aiutarti a risparmiare tempo pianificando l'invio dei messaggi in orari specifici e creando modelli per formati di posta elettronica utilizzati regolarmente, come riconoscimenti o e-mail di follow-up.
Inoltre, l'automazione può aiutarti a tenere traccia delle conversazioni e dei follow-up, consentendoti di valutare rapidamente lo stato di qualsiasi scambio di email. L'utilizzo dell'automazione è uno strumento prezioso per massimizzare l'efficienza del processo di organizzazione della posta elettronica.
